Doanh Nghiệp Không Có Nhân Viên IT Riêng: Nên Thuê Dịch Vụ IT Bên Ngoài?

Máy tính của nhân viên gặp lỗi, mạng văn phòng mất kết nối, máy in không hoạt động, email công ty không gửi nhận được hoặc dữ liệu quan trọng cần sao lưu. Khi những tình huống này xảy ra, ai sẽ là người chịu trách nhiệm xử lý?

Ở nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, câu trả lời thường là nhân viên hành chính, kế toán, người phụ trách văn phòng hoặc thậm chí chính giám đốc. Những người không có chuyên môn IT phải tự tìm cách khắc phục, gọi kỹ thuật viên bên ngoài hoặc nhờ người quen hỗ trợ.

Cách làm này có thể giải quyết một số vấn đề trước mắt, nhưng về lâu dài lại tạo ra một khoảng trống trong quản lý công nghệ. Không ai thực sự chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộ hệ thống, kiểm tra những rủi ro tiềm ẩn và chủ động đề xuất phương án xử lý.

Vậy doanh nghiệp có nhất thiết phải tuyển nhân viên IT riêng? Hay thuê dịch vụ IT bên ngoài theo hợp đồng sẽ là lựa chọn phù hợp hơn?

1. Khi không có nhân viên IT, doanh nghiệp thường gặp những vấn đề gì?

Thiếu nhân sự IT chuyên trách không phải lúc nào cũng gây ra sự cố ngay lập tức. Vấn đề thường xuất hiện âm thầm trong quá trình vận hành, cho đến khi một sự cố đủ lớn khiến công việc bị đình trệ.

Không có người chịu trách nhiệm tổng thể hệ thống

Mỗi thiết bị hoặc dịch vụ có thể do một người khác nhau quản lý. Người phụ trách máy tính không nắm thông tin máy chủ, người quản lý email không biết cấu hình tên miền, còn dữ liệu công ty lại được lưu trữ phân tán trên nhiều thiết bị.

Khi cần kiểm tra hoặc xử lý sự cố liên quan đến nhiều bộ phận, doanh nghiệp mất thời gian tìm kiếm thông tin và kết nối các bên.

Chỉ xử lý khi thiết bị đã hỏng

Không có người theo dõi định kỳ khiến doanh nghiệp thường phát hiện vấn đề khi thiết bị đã hoạt động bất thường hoặc ngừng hoạt động. Những dấu hiệu như máy tính chậm, ổ cứng sắp đầy, thiết bị mạng không ổn định hoặc hệ thống sao lưu bị gián đoạn có thể không được chú ý đúng mức.

Đến khi sự cố xảy ra, doanh nghiệp mới tìm người xử lý. Điều này khiến hoạt động kinh doanh có nguy cơ bị gián đoạn và khó chủ động về thời gian.

Dữ liệu và tài khoản công ty thiếu người quản lý

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp sử dụng nhiều tài khoản và hệ thống khác nhau: email nhân viên, tài khoản quản trị website, tên miền, hosting, phần mềm nội bộ và dữ liệu khách hàng.

Nếu không có quy trình quản lý rõ ràng, thông tin đăng nhập có thể bị thất lạc, quyền truy cập không được cập nhật khi nhân sự thay đổi hoặc doanh nghiệp gặp khó khăn khi cần khôi phục quyền quản trị.

Giám đốc phải trực tiếp xử lý việc không thuộc chuyên môn

Thay vì tập trung vào khách hàng, doanh thu, nhân sự và chiến lược kinh doanh, người quản lý lại phải dành thời gian tìm đơn vị sửa máy tính, xử lý mạng hoặc giải quyết vấn đề email.

Đây là một chi phí cơ hội không dễ nhìn thấy trên bảng kế toán, nhưng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả điều hành doanh nghiệp.

2. Tuyển nhân viên IT riêng hay thuê dịch vụ IT bên ngoài?

Đây là quyết định phụ thuộc vào quy mô, mức độ phức tạp của hệ thống và nhu cầu hỗ trợ thực tế. Không có một mô hình phù hợp cho tất cả doanh nghiệp.

Phương án tuyển nhân viên IT nội bộ phù hợp khi doanh nghiệp có khối lượng công việc công nghệ thường xuyên, cần người làm việc trực tiếp tại văn phòng hoặc vận hành hệ thống chuyên biệt.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần tính đến chi phí tuyển dụng, tiền lương, bảo hiểm, đào tạo, trang thiết bị làm việc và kế hoạch nhân sự thay thế khi người phụ trách nghỉ việc.

Phương án thuê dịch vụ IT bên ngoài phù hợp với doanh nghiệp cần hỗ trợ kỹ thuật nhưng chưa có nhu cầu duy trì một nhân sự IT toàn thời gian. Phạm vi công việc, lịch hỗ trợ và chi phí có thể được thống nhất theo hợp đồng.

Doanh nghiệp cũng có thể kết hợp cả hai mô hình: duy trì nhân viên IT nội bộ để xử lý công việc hàng ngày và thuê đơn vị chuyên môn hỗ trợ các hạng mục cần kinh nghiệm hoặc nguồn lực bổ sung.

3. Thuê dịch vụ IT bên ngoài giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán gì?

Giá trị của dịch vụ IT thuê ngoài không chỉ nằm ở việc có người sửa máy tính khi phát sinh lỗi. Điều quan trọng hơn là doanh nghiệp có một đơn vị đồng hành, giúp theo dõi các hạng mục công nghệ trong phạm vi đã thống nhất.

• Giảm áp lực tuyển dụng: Không phải xây dựng bộ phận IT toàn thời gian nếu khối lượng công việc chưa cần thiết.
• Chủ động ngân sách: Có cơ sở xác định chi phí dịch vụ theo tháng, quý hoặc thời hạn hợp đồng.
• Hạn chế tình trạng xử lý manh mún: Có đầu mối tiếp nhận và phối hợp các vấn đề liên quan đến hệ thống.
• Tăng tính liên tục trong quản lý: Có kế hoạch bàn giao thông tin, theo dõi và hỗ trợ thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào một cá nhân.
• Được tư vấn khi mở rộng: Có thể trao đổi về thiết bị, máy chủ, mạng, dữ liệu và các giải pháp công nghệ khi doanh nghiệp phát triển.

Tuy nhiên, hiệu quả của mô hình thuê ngoài phụ thuộc rất lớn vào chất lượng nhà cung cấp và nội dung hợp đồng. Doanh nghiệp không nên chỉ lựa chọn dựa trên mức giá thấp nhất.

4. Doanh nghiệp cần kiểm tra điều gì trước khi ký hợp đồng IT?

Để tránh tình trạng ký hợp đồng nhưng khi phát sinh vấn đề lại không rõ đơn vị nào chịu trách nhiệm, doanh nghiệp nên làm rõ các nội dung sau:

Phạm vi dịch vụ cụ thể

Hợp đồng cần nêu rõ những hạng mục được hỗ trợ: máy tính, phần cứng, máy chủ, mạng nội bộ, thiết bị văn phòng, dữ liệu, bảo mật hay các dịch vụ trực tuyến. Không nên chỉ ghi chung chung là bảo trì toàn bộ hệ thống IT.

Thời gian và phương thức hỗ trợ

Cần thống nhất thời gian tiếp nhận yêu cầu, kênh liên hệ, lịch bảo trì định kỳ và cách phối hợp khi có sự cố khẩn cấp. Những nội dung này cần phù hợp với mức độ quan trọng của hệ thống đối với hoạt động kinh doanh.

Trách nhiệm bảo mật và quản lý tài khoản

Doanh nghiệp cần xác định rõ quyền truy cập của nhà cung cấp, cách quản lý thông tin đăng nhập, trách nhiệm bảo mật và quy trình bàn giao khi kết thúc hợp đồng.

Chi phí và các hạng mục phát sinh

Cần phân biệt rõ công việc nằm trong hợp đồng với những hạng mục phải báo giá riêng như thay linh kiện, mua thiết bị mới, nâng cấp máy chủ hoặc triển khai giải pháp chuyên sâu.

Báo cáo và bàn giao công việc

Doanh nghiệp nên yêu cầu có thông tin về những công việc đã thực hiện, tình trạng hệ thống, vấn đề cần lưu ý và đề xuất xử lý tiếp theo. Đây là cơ sở để ban lãnh đạo theo dõi chất lượng dịch vụ.

5. 3TS cung cấp dịch vụ IT thuê ngoài và bảo trì định kỳ cho doanh nghiệp

Với định hướng cung cấp giải pháp công nghệ thông tin cho doanh nghiệp, 3TS hướng đến mô hình hợp tác lâu dài, giúp khách hàng có đầu mối tiếp nhận và phối hợp xử lý các nhu cầu công nghệ.

Phạm vi dịch vụ có thể được xây dựng theo hiện trạng và nhu cầu thực tế, bao gồm:

• Hỗ trợ quản lý và bảo trì máy tính, laptop, phần cứng.
• Kiểm tra, bảo trì và hỗ trợ hệ thống máy chủ Server.
• Hỗ trợ mạng LAN, Wi-Fi và thiết bị văn phòng.
• Tư vấn sao lưu, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp.
• Hỗ trợ rà soát các vấn đề bảo mật hệ thống.
• Thiết kế, xây dựng và hỗ trợ quản lý website.
• Đăng ký, gia hạn và quản lý tên miền.
• Thiết lập và hỗ trợ email doanh nghiệp theo tên miền.

Thay vì phải tìm nhiều đơn vị cho từng vấn đề riêng biệt, doanh nghiệp có thể trao đổi với 3TS để xây dựng phương án hỗ trợ phù hợp, xác định rõ phạm vi công việc và kế hoạch hợp tác.

6. Đừng đợi đến khi hệ thống gặp sự cố mới tìm người phụ trách IT

Một doanh nghiệp có thể chưa cần tuyển nhân viên IT toàn thời gian, nhưng vẫn cần người có chuyên môn chịu trách nhiệm hỗ trợ và theo dõi hệ thống công nghệ.

Việc chủ động lựa chọn dịch vụ IT thuê ngoài giúp ban lãnh đạo tập trung hơn vào hoạt động kinh doanh, đồng thời có kế hoạch quản lý thiết bị, dữ liệu và các dịch vụ công nghệ rõ ràng hơn.

Nếu doanh nghiệp đang phải xử lý các vấn đề máy tính, mạng, máy chủ, thiết bị văn phòng hoặc dữ liệu theo cách phát sinh đến đâu giải quyết đến đó, đây là thời điểm phù hợp để đánh giá lại mô hình quản lý IT.