Doanh Nghiệp Chưa Có Hệ Thống Backup? Rủi Ro Mất Dữ Liệu Có Thể Đắt Hơn Bạn Nghĩ

Hợp đồng khách hàng, dữ liệu kế toán, báo giá, hồ sơ nhân sự, thông tin kinh doanh và tài liệu nội bộ là những tài sản quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Nhưng nếu toàn bộ dữ liệu này chỉ được lưu trên máy tính cá nhân, một ổ cứng hoặc một máy chủ duy nhất, doanh nghiệp sẽ đối mặt với rủi ro gì khi thiết bị gặp sự cố?

Máy tính hỏng, ổ cứng lỗi, máy chủ ngừng hoạt động, nhân viên vô tình xóa nhầm dữ liệu, mã độc tấn công hoặc sự cố mất thiết bị đều có thể khiến thông tin quan trọng không còn truy cập được.

Đáng lo ngại hơn, nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng mình đã có Backup vì dữ liệu được sao chép sang một ổ cứng khác hoặc Hosting có chức năng sao lưu. Tuy nhiên, có bản sao lưu không đồng nghĩa với việc chắc chắn có thể khôi phục dữ liệu khi cần.

Giải pháp Backup dữ liệu doanh nghiệp cần được xây dựng thành một quy trình có kế hoạch, có người phụ trách, có phương án lưu trữ và kiểm tra khả năng phục hồi.

Đây cũng là một trong những hạng mục quan trọng trong dịch vụ IT trọn gói và quản trị hệ thống CNTT định kỳ mà 3TS hướng đến cung cấp cho doanh nghiệp.

1. Những dữ liệu nào doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm?

Không phải dữ liệu nào cũng có mức độ quan trọng như nhau. Doanh nghiệp cần xác định những thông tin nếu bị mất sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, khả năng phục vụ khách hàng hoặc công tác quản lý.

Dữ liệu khách hàng và kinh doanh

Thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch, báo giá, hợp đồng, hồ sơ dự án và tài liệu chăm sóc khách hàng thường được lưu trữ trên nhiều máy tính hoặc phần mềm khác nhau. Nếu không có phương án sao lưu phù hợp, việc thất lạc những dữ liệu này có thể gây khó khăn cho hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng.

Dữ liệu kế toán và tài chính

Chứng từ, bảng tính, báo cáo, hóa đơn, hồ sơ thanh toán và các tài liệu phục vụ công tác kế toán cần được quản lý cẩn thận. Việc mất dữ liệu có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian tìm kiếm, đối chiếu và khôi phục thông tin.

Dữ liệu nhân sự và tài liệu nội bộ

Hồ sơ nhân viên, quy trình làm việc, tài liệu đào tạo, biểu mẫu, văn bản điều hành và các thông tin nội bộ cũng cần có phương án lưu trữ phù hợp. Đây là những dữ liệu có giá trị lâu dài, không nên phụ thuộc vào một thiết bị hoặc một cá nhân.

Dữ liệu máy chủ, website và email

Doanh nghiệp sử dụng máy chủ, phần mềm quản lý, website và email theo tên miền cần quan tâm đến cả dữ liệu lẫn cấu hình hệ thống. Việc chỉ sao lưu một phần dữ liệu mà bỏ qua các thành phần quan trọng khác có thể khiến quá trình khôi phục gặp nhiều khó khăn.

2. Năm rủi ro khi doanh nghiệp không có kế hoạch Backup

Rủi ro 1: Hỏng ổ cứng hoặc thiết bị lưu trữ

Ổ cứng máy tính, thiết bị lưu trữ và máy chủ đều có thể gặp lỗi trong quá trình sử dụng. Khi thiết bị lưu trữ bị hỏng, dữ liệu có thể không còn truy cập được hoặc cần đến dịch vụ chuyên môn để đánh giá khả năng phục hồi.

Nếu doanh nghiệp chỉ có một bản dữ liệu duy nhất, mức độ rủi ro sẽ rất lớn.

Rủi ro 2: Nhân viên vô tình xóa hoặc ghi đè dữ liệu

Không phải mọi trường hợp mất dữ liệu đều xuất phát từ lỗi phần cứng. Nhân viên có thể xóa nhầm thư mục, ghi đè tài liệu cũ, thao tác sai trên phần mềm hoặc làm mất những tệp tin quan trọng.

Nếu không có phiên bản dữ liệu được lưu trữ trước đó, việc khôi phục thông tin có thể trở nên phức tạp.

Rủi ro 3: Virus và mã độc tống tiền

Mã độc có thể làm gián đoạn hoạt động của máy tính, mã hóa dữ liệu hoặc ảnh hưởng đến các thiết bị có kết nối trong cùng hệ thống.

Trong tình huống này, bản sao lưu được lưu tách biệt và có kiểm soát quyền truy cập sẽ đóng vai trò rất quan trọng. Nếu bản Backup cũng bị ảnh hưởng, doanh nghiệp có thể mất thêm nhiều thời gian và chi phí để khắc phục.

Rủi ro 4: Mất dữ liệu khi nhân sự nghỉ việc hoặc bàn giao không đầy đủ

Ở một số doanh nghiệp, tài liệu công việc được lưu trên máy tính cá nhân hoặc tài khoản do nhân viên trực tiếp quản lý. Khi nhân sự nghỉ việc, thay đổi vị trí hoặc bàn giao không đầy đủ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và tiếp cận dữ liệu.

Đây là lý do cần có quy định về lưu trữ tập trung, phân quyền truy cập và sao lưu dữ liệu thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp.

Rủi ro 5: Có Backup nhưng không thể khôi phục

Đây là tình huống dễ bị bỏ qua nhất. Doanh nghiệp có thể nhìn thấy các thư mục sao lưu hoặc nhận thông báo Backup thành công nhưng chưa từng kiểm tra dữ liệu thực tế.

Bản sao lưu có thể bị lỗi, thiếu tệp, không đầy đủ hoặc không còn phù hợp với hệ thống hiện tại. Khi xảy ra sự cố, doanh nghiệp mới phát hiện bản Backup không đáp ứng được nhu cầu khôi phục.

Vì vậy, một hệ thống Backup chỉ thực sự có giá trị khi dữ liệu được sao lưu và khả năng phục hồi được kiểm tra phù hợp.

3. Backup dữ liệu doanh nghiệp nên được tổ chức như thế nào?

Không có một phương án sao lưu giống nhau cho mọi doanh nghiệp. Giải pháp cần dựa trên quy mô dữ liệu, loại hệ thống đang sử dụng, mức độ quan trọng của thông tin và ngân sách đầu tư.

Một kế hoạch Backup nên xem xét các thành phần sau:

Xác định dữ liệu cần sao lưu

Trước tiên cần phân loại dữ liệu theo mức độ quan trọng. Doanh nghiệp nên xác định những thư mục, cơ sở dữ liệu, tài liệu và hệ thống cần được bảo vệ, đồng thời làm rõ bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm quản lý.

Lựa chọn vị trí lưu trữ phù hợp

Dữ liệu Backup có thể được lưu trên ổ cứng chuyên dụng, thiết bị lưu trữ mạng NAS, máy chủ dự phòng hoặc nền tảng lưu trữ đám mây tùy theo nhu cầu.

Doanh nghiệp nên cân nhắc việc tách biệt bản sao lưu khỏi hệ thống đang sử dụng, kiểm soát quyền truy cập và hạn chế nguy cơ một sự cố ảnh hưởng đồng thời đến cả dữ liệu gốc lẫn dữ liệu dự phòng.

Thiết lập lịch sao lưu

Tần suất Backup cần phù hợp với tốc độ phát sinh dữ liệu và mức độ chấp nhận mất dữ liệu của doanh nghiệp.

Những hệ thống có dữ liệu thay đổi thường xuyên có thể cần sao lưu nhiều lần trong ngày. Những dữ liệu ít thay đổi có thể áp dụng lịch sao lưu khác. Quan trọng là phải có lịch cụ thể và người theo dõi việc thực hiện.

Kiểm tra khả năng khôi phục

Doanh nghiệp cần kiểm tra định kỳ việc mở, đọc và khôi phục dữ liệu từ bản sao lưu. Với những hệ thống quan trọng, nên xây dựng phương án kiểm tra khôi phục trong môi trường phù hợp để hạn chế ảnh hưởng đến hệ thống đang hoạt động.

Phân quyền và bảo vệ bản sao lưu

Không phải nhân viên nào cũng cần quyền truy cập vào toàn bộ dữ liệu Backup. Doanh nghiệp nên kiểm soát tài khoản quản trị, phân quyền theo nhiệm vụ và bảo vệ các thiết bị lưu trữ trước nguy cơ truy cập trái phép.

4. Hiểu đúng về quy tắc sao lưu 3-2-1

Quy tắc 3-2-1 là một nguyên tắc phổ biến trong quản lý sao lưu dữ liệu. Nguyên tắc này giúp doanh nghiệp giảm sự phụ thuộc vào một thiết bị lưu trữ duy nhất.

• 3 bản dữ liệu: Duy trì dữ liệu gốc và hai bản sao lưu.
• 2 loại phương tiện lưu trữ: Sử dụng ít nhất hai loại thiết bị hoặc môi trường lưu trữ khác nhau.
• 1 bản lưu trữ ngoài địa điểm chính: Có một bản sao được lưu tại vị trí khác để giảm rủi ro khi xảy ra sự cố tại văn phòng.

Đây là nguyên tắc tham khảo hữu ích, không phải công thức bắt buộc cho mọi hệ thống. Doanh nghiệp cần lựa chọn phương án triển khai phù hợp với ngân sách, quy mô và yêu cầu vận hành.

Đối với dữ liệu quan trọng, doanh nghiệp cũng nên xem xét khả năng lưu trữ bản sao ngoại tuyến hoặc sử dụng giải pháp có cơ chế bảo vệ trước việc xóa, sửa trái phép.

5. Không chỉ Backup máy tính, cần quan tâm toàn bộ hệ thống doanh nghiệp

Một sai lầm thường gặp là chỉ sao lưu dữ liệu trên máy tính của giám đốc hoặc một số nhân viên quan trọng mà bỏ qua các hệ thống khác.

Trên thực tế, doanh nghiệp có thể cần xây dựng kế hoạch bảo vệ dữ liệu cho nhiều thành phần:

• Máy tính nhân viên: Tài liệu công việc, hồ sơ và dữ liệu được phép lưu trữ trên thiết bị.
• Máy chủ Server: Dữ liệu dùng chung, cơ sở dữ liệu và các dịch vụ nội bộ.
• Hệ thống lưu trữ: Dữ liệu trên NAS hoặc các thiết bị lưu trữ tập trung.
• Website: Mã nguồn, cơ sở dữ liệu, hình ảnh và nội dung quan trọng.
• Email doanh nghiệp: Những dữ liệu thư điện tử cần lưu giữ theo chính sách của doanh nghiệp và khả năng hỗ trợ của nhà cung cấp.
• Hệ thống phần mềm: Dữ liệu nghiệp vụ và những cấu hình cần thiết để phục hồi hoạt động.

Không phải tất cả các hệ thống đều có cùng phương thức Backup. Vì vậy, cần khảo sát từng thành phần và xác định rõ dữ liệu nào được sao lưu, lưu ở đâu, thời gian lưu giữ bao lâu và ai chịu trách nhiệm kiểm tra.

6. Vì sao doanh nghiệp nên đưa Backup vào hợp đồng bảo trì IT định kỳ?

Nếu việc sao lưu chỉ được thực hiện khi có người nhớ đến hoặc khi phát sinh sự cố, doanh nghiệp rất khó duy trì tính liên tục và kiểm soát chất lượng.

Khi đưa Backup vào kế hoạch quản trị IT định kỳ, doanh nghiệp có thể thống nhất rõ các nội dung:

• Danh sách dữ liệu và hệ thống cần sao lưu.
• Phương thức và vị trí lưu trữ bản sao lưu.
• Tần suất sao lưu theo từng nhóm dữ liệu.
• Người phụ trách kiểm tra kết quả Backup.
• Thời gian lưu giữ các phiên bản dữ liệu.
• Kế hoạch kiểm tra và thử nghiệm khôi phục.
• Phương án phối hợp khi phát hiện lỗi sao lưu hoặc xảy ra sự cố.

Việc phân công trách nhiệm rõ ràng giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng có hệ thống nhưng không ai theo dõi, có bản sao lưu nhưng không biết bản đó còn sử dụng được hay không.

Đây cũng là một lợi ích quan trọng của mô hình thuê dịch vụ IT bên ngoài theo hợp đồng: doanh nghiệp có thể thống nhất đầu mối hỗ trợ và kế hoạch kiểm tra định kỳ thay vì xử lý từng vấn đề riêng lẻ.

7. 3TS tư vấn giải pháp Backup và quản trị dữ liệu cho doanh nghiệp

3TS định hướng cung cấp dịch vụ IT đồng hành cùng doanh nghiệp trong quản lý và hỗ trợ hệ thống công nghệ thông tin.

Đối với nhu cầu sao lưu dữ liệu, 3TS có thể tiếp nhận khảo sát và tư vấn các hạng mục phù hợp với hiện trạng của từng đơn vị:

• Rà soát dữ liệu quan trọng cần được bảo vệ.
• Tư vấn phương án Backup cho máy tính và máy chủ.
• Tư vấn thiết bị lưu trữ và giải pháp lưu trữ phù hợp.
• Xây dựng lịch sao lưu theo nhu cầu thực tế.
• Hỗ trợ kiểm tra tình trạng sao lưu và khả năng khôi phục theo phạm vi triển khai.
• Kết hợp Backup với bảo trì máy tính, quản trị Server và bảo mật hệ thống.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể trao đổi với 3TS về dịch vụ IT trọn gói, bao gồm phần cứng, máy tính, máy chủ, thiết bị văn phòng, mạng nội bộ, website, tên miền và email doanh nghiệp.

Phạm vi công việc, phương án kỹ thuật và chi phí sẽ được trao đổi dựa trên quy mô hệ thống và nhu cầu thực tế trước khi triển khai.

8. Đừng chờ đến khi mất dữ liệu mới nghĩ đến Backup

Doanh nghiệp có thể đầu tư nhiều tiền cho máy tính, máy chủ, phần mềm và thiết bị văn phòng, nhưng lại chưa dành sự quan tâm tương xứng cho việc bảo vệ dữ liệu.

Một kế hoạch sao lưu phù hợp không loại bỏ hoàn toàn mọi rủi ro, nhưng giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi xảy ra sự cố và có cơ sở để khôi phục hoạt động.

Nếu hiện tại doanh nghiệp chưa biết dữ liệu đang được lưu ở đâu, ai chịu trách nhiệm Backup hoặc bản sao lưu gần nhất có thể khôi phục hay không, đó là những vấn đề cần được kiểm tra sớm.